LIBROS Y DE LA CONTABILIDAD DEL COMERCIO

Artículo 33.-

Los comerciantes llevarán necesariamente:

1) Un libro de inventarios y balances.

2) Un libro diario.

3) Un libro mayor.

4) Un copiador o copiadores de cartas y telegramas.

5) Los demás libros que ordenen las leyes especiales.

Las sociedades y compañías llevarán también un libro o libros de actas, en las que constarán todos los acuerdos que se refieran a la marcha y operaciones sociales, tomados por las junta generales y los consejos de administración. (*)

(*)Revisar la  FE DE ERRATAS del Decreto Ley Nº 26002, publicado el:  14-01-1993.

Artículo 34.-

Libros facultativos

Podrán llevar además los libros que estimen convenientes, según el sistema de contabilidad que adopten.

Estos libros no estarán sujetos a lo dispuesto en el artículo 36, pero podrán legalizar los que consideren oportunos.

Concordancias:

D. Leg. 190, art. 35 (12/06/81);

D.S. 245-81-EFC

(Reg) art. 85, 86, 87, 88, 89,90 (04/11/81),

C. de C. art. 36.

Artículo 35.-

 Los comerciantes podrán llevar los libros por sí mismos o por personas a quienes autoricen para ello.

Si el comerciante no llevare los libros por sí mismo, se presumirá concedida la autorización al que los lleve, salvo prueba en contrario. (*)

(*) Artículo modificado por el Artículo 1 de la Ley Nº 13253, publicada el 12-09-59, cuyo texto es el siguiente:

Artículo 35.-

Auxilio contable

"Los comerciantes deberán llevar sus libros de contabilidad con la intervención de contadores titulados públicos o mercantiles."

Artículo 36.-

Formalidades de los libros de contabilidad

Presentarán los comerciantes los libros a que se refiere el artículo 33, encuadernados, forrados y foliados, al juez de 1º instancia de la provincia en donde tuvieren su establecimiento mercantil, para que ponga en el primer folio de cada uno, nota firmada de los que tuviere el libro.

Se estampará además en todas las hojas de cada libro, el sello del juzgado que lo autorice. (*)

(*) Artículo derogado por la Segunda Disposición Final del Decreto Ley Nº 26002, publicado el 27-12-92.

Artículo 37.-

Contenido del libro de inventarios y balances

El libro de inventarios y balances, empezará por el inventario que deberá formar el comerciante al tiempo de dar principio a sus operaciones, y contendrá:

1) La relación exacta del dinero, valores, créditos, efectos al cobro, bienes muebles e inmuebles, mercaderías y efectos de todas clases, apreciados en su valor real y que constituyan su activo.

2) La relación exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere, y que formen su pasivo.

3) Fijará en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que será el capital con que principia sus operaciones.

El comerciante formará además anualmente y extenderá en el mismo libro, el balance general de sus negocios, con los pormenores expresados en este artículo, y de acuerdo con los asientos del diario, sin reserva ni omisión alguna, bajo su firma y responsabilidad.

Concordancias:

L.G.S. art. 250 y ss.

Artículo 38.-

 Contenido del libro diario

En el libro diario se asentará por primera partida el resultado del inventario de que trata el artículo anterior, dividido en una o varias cuentas consecutivas, según el sistema de contabilidad que se adopte.

Seguirán después día por día todas sus operaciones, expresando cada asiento el cargo y el descargo de las respectivas cuentas.

Cuando las operaciones sean numerosas, cualquiera que sea su importancia, o cuando hayan tenido lugar fuera del domicilio, podrán anotarse en un solo asiento las que se refieren a cada cuenta y se hayan verificado en cada día; pero guardando en la expresión de ellas, cuando se detallen, el orden mismo en que se hayan verificado.

Se anotarán asimismo, en la fecha en que las retire de caja, las cantidades que el comerciante destine a sus gastos domésticos, y se llevarán a una cuenta especial que al intento se abrirá en el libro mayor.

Artículo 39.-

Contenido del libro mayor

Las cuentas con cada objeto o persona en particular, se abrirán además por Debe y Haber en el libro mayor; y a cada una de estas cuentas se trasladarán, por orden riguroso de fechas, los asientos del diario referentes a ellas.

Artículo 40.-

Contenido del libro de actas

En el libro de actas que llevará cada sociedad, se consignarán a la letra los acuerdos que se tomen en sus juntas o en las de sus administradores; expresando la fecha de cada una, los asistentes a ellas, los votos emitidos y lo demás que conduzca al exacto conocimiento de lo acordado; autorizándose con la firma de los gerentes, directores o administradores que estén encargados de la gestión de la sociedad, o que determine los estatutos o bases por que ésta se rija.

Concordancias:

C. de C. art. 33 (últ. parte);

L.G.S. arts. 140, 168.

Artículo 41.-

Contenido del libro copiador

Al libro copiador se trasladarán, bien sea a mano, o valiéndose de un medio mecánico cualquiera, íntegra y sucesivamente, por orden de fechas, inclusas la antefirma y firma, todas las cartas que el comerciante escriba sobre su tráfico, y los despachos telegráficos que expida.

Concordancias:

C. de C. art. 42;

L.G.S. art. 23.

Artículo 42.-

Conservación de correspondencia comercial

Conservarán los comerciantes cuidadosamente, en legajos y ordenados, las cartas y despachos telegráficos que recibieren, relativos a sus negociaciones.

Concordancias:

C. de C. art. 41.

Artículo 43.-

 Forma de llevar los libros

Los comerciantes, además de cumplir y llenar las condiciones y formalidades prescritas en esta sección, deberán llevar sus libros con claridad, por orden de fechas, sin blancos, interpolaciones, raspaduras, ni enmiendas, y sin presentar señales de haber sido alterados sustituyendo o arrancando los folios o de cualquiera otra manera.

Concordancias:

C. de C. arts. 34 y ss.

Artículo 44.-

Corrección de errores u omisiones en los libros

Los comerciantes salvarán a continuación, inmediatamente que los adviertan, los errores u omisiones en que incurrieren al escribir en los libros, explicando con claridad en qué consistían, y extendiendo el concepto tal como debiera haberse estampado.

Si hubiere transcurrido algún tiempo desde que el yerro se cometió o desde que se incurrió en la omisión, harán el oportuno asiento de rectificación, añadiéndose al margen del asiento equivocado una nota que indique la corrección.

Artículo 45.-

 Reserva de los libros de contabilidad

No se podrá hacer pesquisa de oficio por juez o tribunal ni autoridad alguna, para inquirir si los comerciantes llevan sus libros con arreglo a las disposiciones de este Código, ni hacer investigación o examen general de la contabilidad en las oficinas o escritorios de los comerciantes.

Concordancias:

Const. 1993 art. 2 inc. 10;

C.P.C. art. 260.

Artículo 46.-

 Excepción de la reserva

Tampoco podrá decretarse a instancia de parte la comunicación, entrega o reconocimiento general de los libros, correspondencia y demás documentos de los comerciantes; excepto en los casos de liquidación, sucesión universal o quiebra.

Concordancias:

Const. 1993 art. 2 inc. 10;

C.P.C. art. 260.

Artículo 47.-

 Exhibición de los libros y documentos comerciales

Fuera de los casos prefijados en el artículo anterior, sólo podrá decretarse la exhibición de los libros y documentos de los comerciantes, a instancia de parte o de oficio, cuando la persona a quien pertenezcan tenga interés o responsabilidad en el asunto en que proceda la exhibición.

El reconocimiento se hará en el escritorio del comerciante a su presencia o a la de la persona que comisione, y se contraerá exclusivamente a los puntos que tengan relación con la cuestión que se ventile, siendo estos los únicos que podrán comprobarse.

Concordancias:

Const. 1993 art. 2 inc. 10;

C.P.C. art. 260;

L.O.M.P. art. 6

Artículo 48.-

 Reglas para graduar la fuerza probatoria de los libros

Para graduar la fuerza probatoria de los libros de los comerciantes, se observarán las reglas siguientes:

1) Los libros de los comerciantes probarán contra ellos, sin admitirles prueba en contrario; pero el adversario no podrá aceptar los asientos que le sean favorables y desechar los que le perjudiquen, sino que, habiendo aceptado este medio de prueba, quedará sujeto al resultado, que arrojen en su conjunto, tomando en igual consideración los asientos relativos a la cuestión litigiosa.

2) Si en los asientos de los libros llevados por dos comerciantes no hubiere conformidad, y los del uno se hubieren llevado con todas las formalidades expresadas en esta sección, y los del otro adolecieren de cualquier defecto o carecieren de los requisitos exigidos por este Código, los asientos de los libros en regla harán fe contra los defectuosos, a no demostrarse lo contrario por medio de otras pruebas admisibles en derecho.

3) Si uno de los comerciantes no presentare sus libros, o manifestare no tenerlos, harán fe contra él, los de su adversario, llevados con todas las formalidades legales, a no demostrar que la carencia de dichos libros precede de fuerza mayor; salvo siempre la prueba contra los asientos exhibidos, por otros medios admisibles en juicio.

4) Si los libros de los comerciantes tuvieren todos los requisitos legales y fueren contradictorios, el juez o tribunal juzgará por las demás probanzas, calificándolas según las reglas generales del derecho.

Concordancias:

C.P.C. arts. 197, 198, 199, 238, 246, 247, 249, 250.

Artículo 49.-

 Conservación de libros y correspondencia comercial

Los comerciantes y sus herederos o sucesores conservarán los libros, telegramas y correspondencia de su giro en general, por todo el tiempo que éste dure y hasta cinco años después de la liquidación de todos sus negocios y dependencias mercantiles.

Los documentos que conciernan especialmente a actos o negociaciones determinadas, podrán ser inutilizados o destruidos, pasado el tiempo de prescripción de las acciones que de ellos se deriven; a menos que haya pendiente alguna cuestión que se refiera a ellos directa o indirectamente, en cuyo caso deberán conservarse hasta la terminación de la misma.

Concordancias:

C. de C. arts. 41, 42.

  

LIBROS DE CONTABILIDAD

CONCEPTO:

Desde el punto de vista tradicional es el documento, encuadernado, foliado y sellado, en donde, en forma clara y precisa se registra las operaciones que realiza la empresa en orden cronológico (de fechas).

Desde el punto de vista virtual, es el formato electrónico que permite registrar las transacciones de un agente económico en línea (on line), para facilitar la evaluación de los agentes de supervisión y control contable, tributario y financiero.

CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD: Se clasifican desde dos puntos de vista: Desde el punto de vista legal; y, Desde el punto de vista técnico

·         1) CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL:

Es la clasificación establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos clases: Libros Obligatorios; y, Libros Voluntarios

LIBROS OBLIGATORIOS:

Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo a ley y que, según el código de comercio en su artículo 33·, son los siguientes:

·         Libro de Inventarios y Balances

·         Libro Diario

·         Libro Mayor

·         Libro Caja y bancos

·         Libro de Registro de Ventas

·         Registro de Compras

·         Libro de Planilla electrónica.

·         Libro registro de activos.

·         Libro de Actas (para las sociedades)

·         Libros de Registro de Acciones (para las sociedades)

LIBROS VOLUNTARIOS:

Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser llevados por las empresas de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y según las necesidades de la misma. El código de comercio en su artículo 34· determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los siguientes:

·         Libro de Registro de Mercaderías de Kárdex

·         Libro de Registro de Clientes o Deudores

·         Libro de Registro de Proveedores

·         Libro de Registro de Letras por Cobrar

·         Libros de Registro de Letras por Pagar

·         Libro de Bancos

·         Libros de Caja Chica

·         Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc.

·         2) CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA TECNICO:

Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares

·         LIBROS PRINCIPALES:

Son aquellos que tienen carácter de indispensables para llevar la contabilidad de un negocio y son:

·         Libro de Inventarios y Balance

·         Libro Diario.

·         Libro Mayor

·         LIBROS AUXILIARES:

Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que después de cumplir su cometido, se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en el Libro Diario. Son Libros Auxiliares todos los mencionados en la clasificación legal, a excepción de los indicados como los libros Principales.

Foliación de los Libros de contabilidad

CONCEPTO:

Desde el punto de vista tradicional, es el número pequeño que se coloca en la parte superior de cada una de las hojas de los libros de contabilidad. Dicho de otra manera, folio, es la página del libro de contabilidad.

CLASE DE FOLIACION:

Desde el punto de vista tradicional, la foliación de un libro de contabilidad puede ser de dos clases: Foliación Simple y Foliación Doble

·         a) Foliación Simple.- Es cuando los folios se repiten una sola vez. Ejem: 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc. Son libros de filiación simple: el Libro Diario y el Libro de Inventario y Balances.

·         b) Foliación Doble.- Es cuando los folios se repiten dos veces y estando uno frente al otro. Ejemplo: 1-1, 2-2, 3-3, 4-4, 5-5, 6-6, etc. Son libros de foliación doble: el Libro Mayor y el Libro Caja.

Desde el punto de vista electrónico, informático o virtual la foliación es única (simple). El formato electrónico permite registrar muchos datos en forma horizontal, lo que facilita una mayor utilidad para los libros contables.

Aspecto legal de los Libros de contabilidad

Para que un libro de contabilidad tenga carácter legal, es necesario que sea legalizado ante el Notario Público o Juez de Paz, y para ello se debe abonar el derecho que corresponda.

PLAZO PARA LEGALIZAR LOS LIBROS DE CONTABILIDAD:

·         a) En la apertura del negocio: sesenta días

·         b) Para el canje de libros:

·         15 días para el registro de ventas y el registro de compras

·         30 días para los demás libros.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

En los libros de Contabilidad esta prohibido:

·         Borrar

·         Mancharlo

·         Romperlo

·         Mutilarlo

·         Dejar espacios en blanco

·         Alterar el orden de los folios

·         Alterar el orden cronológico de los asientos y los documentos

·         Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas